O que é?
Ferramenta de Apuração de Custos (Metodologia ABC Cost)
- O Sistema FERCUS Ferramenta de Custos Gerenciais, desenvolvido exclusivamente para o setor sucroalcooleiro, utiliza o princípio do Custeio por Atividades (Activity Based Costing – ABC), com o qual pode-se conseguir o detalhamento de custos por operações/atividades, com alocação mais precisa dos custos de produtos. Diversos benefícios são alcançados com o sistema Fercus, como introdução de práticas relacionadas ao Gerenciamento Baseado em Atividades (Activity Based Management – ABM), na qual prevalece uma visão funcional do processo produtivo, em contraposição a visão departamental.
- O sistema de custos dentro da filosofia do Custeio ABC capta todas as informações necessárias diretamente de sistemas de controle e realiza o processamento para obtenção dos relatórios de custos gerenciais. Para a devida utilização do FERCUS, como instrumento de apoio à tomada de decisão, é necessário que os principais sistemas de controle da empresa, como: Entrada de Cana, Controle de Equipamentos, Controle de Operadores, Almoxarifado, Controle de Insumos, Oficina Mecânica, Controle de Irrigação, Gestão do Processo Industrial, Manutenção Industrial, etc; estejam funcionando plenamente, pois o volume de dados gerados inviabilizaria qualquer tratamento manual destas informações.
Principais benefícios
Ferramenta de Apuração de Custos (Metodologia ABC Cost)
Uma das principais premissas de qualquer bom modelo de custos gerenciais é que a informação de custos seja a mais próxima possível da realidade, pois caso esta premissa não seja verificada, a qualidade das eventuais decisões tomadas pode ser altamente prejudicada.
Com este enfoque, o FERCUS trata a valorização de insumos de produção e itens de almoxarifado considerando o seu valor mais próximo possível do mercado. O ideal seria o valor da cotação do item no período de apuração. Porém, este processo de coleta de informações pode ser inviável em função da quantidade de itens envolvidos. Portanto, a solução mais adequada seria considerar o valor da última compra atualizado pela condição de pagamento.
Em relação ao custo de equipamentos, instalações e investimentos, o conceito adotado pelo FERCUS é o Custo de Recuperação de Capital (CRC).
Diferente do conceito de depreciação, que tem por finalidade satisfazer os objetivos fiscais, onde o importante é depreciar o valor do investimento o mais rápido possível, dentro do permitido pela lei, de forma a transformar o investimento em despesa para abater a carga fiscal.
O conceito de Custo de Recuperação de Capital (CRC) é muito mais próximo das premissas gerenciais, pois o objetivo é que faça parte do custo do processo a remuneração do capital investido em todos os recursos de produção. Outra visão importante em relação ao Custo de Recuperação de Capital é que ao final da vida útil de um determinado recurso, o CRC (que não é desembolso…) garanta a substituição deste por um novo. Permitindo assim que o próprio processo seja sustentável sem exigir novos investimentos para sua continuidade.
Custos de Entressafra
Este é um quesito que apresenta alguns critérios para a sua manipulação.
Em qualquer outro sistema de produção não é comum um período muito extenso de parada como acontece normalmente no setor sucroalcooleiro. Talvez seja por este motivo que este conjunto de informações de custos seja algumas vezes mal entendido por consultores sem a vivência necessária no setor.
Os custos de entressafra compreendem os custos de manutenção no período de entressafra e custos fixos quando o recurso não executou nenhuma atividade, também chamados de despesas de entressafra.
Dentre os critérios possíveis para manipulação destes custos está a alocação destes para o período de safra imediatamente anterior à entressafra em questão. Um dos argumentos a favor deste critério é que estes custos de entressafra se devem ao desgaste ocorrido durante o período no qual estes recursos trabalharam, ou seja, na safra anterior.
O conceito utilizado na metodologia do FERCUS é considerar a alocação dos custos de entressafra para a safra seguinte. Desta forma, os custos totais dos recursos e processos já embutem o efeito destes custos de entressafra no período de apuração e na apenas no final do ano safra.
Assim, o modelo de custos satisfaz de maneira muito mais adequada a premissa inicial de ter o custo bem mais próximo da realidade.
Estrutura das Informações utilizadas no FERCUS
Os dados no Sistema FERCUS estão dispostos em entidades cujo correto entendimento facilitará o domínio no uso do sistema.
As principais estruturas de dados e seus respectivos conceitos são apresentados da seguinte forma:
Processos: representam os macro-processos produtivos.
Departamentos: representam grupamentos de recursos da empresa.
Contas de Despesas: referem se ao custo dos insumos utilizados pelos recursos da empresa. Define a estrutura de custo dos Departamentos.
Operações/Atividades: tarefas executadas pelos recursos e apontadas.
Produtos: combinação de um ou mais Processos. Representam os produtos finais os quais se deseja custear.
Os Processos e os Departamentos, devido à complexidade das informações que representam, são formados por uma estrutura em níveis, com até três níveis de profundidade.
Tanto os Processos quanto os Departamentos são entidades acumuladoras de custos, porém, o enfoque destes custos é que muda. Enquanto os custos acumulados nos Processos representam os custos dos produtos e/ou macro-processos, os custos acumulados nos Departamentos referem-se ao custo dos insumos consumidos pelos recursos da empresa, justamente para executarem as atividades. É como se fossem os dois lados da mesma moeda.
Resultados Atingidos pelo Sistema FERCUS
Sem dúvida, um dos resultados mais importantes do Sistema FERCUS, são os benefícios gerados pela possibilidade de otimização nos processos produtivos cujo os pesos são mais representativos no custo global dos produtos.
Ou seja, não resolve aperfeiçoar um processo, às vezes injetando investimentos consideráveis, ou reduzir seu custo eliminando mão-de-obra, sendo que este influi de maneira pouco incisiva no custo final de um produto. A grande dificuldade está em saber quais processos e atividades representam pesos maiores nos custos finais.
Em função disso, pode-se perceber a grande vantagem em se possuir uma ferramenta gerencial que possa fornecer informações confiáveis, a partir de um enfoque sistêmico da empresa, “conversando” com outros sistemas de controle e captando dados “on line”, para auxiliar de maneira efetiva no processo de tomada de decisão.
É importante ressaltar que, na grande maioria dos casos, uma boa e inicial otimização de processos obtida a partir de análises sobre os resultados gerados pelo Sistema FERCUS pode, com certeza, retornar todo o investimento feito na aquisição e implantação desta ferramenta.
Existem muitos outros benefícios inerentes à utilização de uma ferramenta de custos como o Sistema FERCUS, as quais os responsáveis pela empresa saberiam aproveitar de maneira efetiva.
Como funciona?
O sistema funciona como uma plataforma inteligente de dados e informações. Ou seja, é como se você tivesse, à sua disposição, um novo departamento de gestão, trabalhando em tempo real. A cada nova entrada, os cálculos são realizados automaticamente e todo o sistema é atualizado com os novos resultados. É um método de automação da sua gestão.
Funcionalidades
- Implementado para se comunicar com todos os sistemas existentes na usina, o FERCUS está desenvolvido a partir do conceito de modularização, onde estes relacionamentos são realizados através de interfaces que são ajustadas em função das configurações existentes na usina.
- Porém, o que se constata na realidade, é que existem bem poucas usinas nas quais todos estes sistemas de controle se apresentam implantados. Justamente em função deste cenário, procurou-se desenvolver o FERCUS de forma a permitir a maior flexibilidade possível.
- Nos casos em que as informações sobre os indicadores de desempenho não estão informatizadas, até certo ponto, é possível inserir no FERCUS informações a partir de entrada manual.
- Contudo, tais informações são obtidas utilizando-se conceitos de Custeio por Absorção, onde a base de alocação é determinada de forma menos detalhada e a partir de critérios de rateio.
- Deve-se ressaltar que esta flexibilidade influi negativamente na precisão dos resultados gerenciais, ou seja, quanto maior o número de casos em que seja necessária a utilização do Custeio por Absorção, menor a precisão na alocação dos custos.
- O objetivo de se criar esta flexibilidade (entrada manual) foi no sentido de não inviabilizar a implantação do sistema FERCUS por falta de alguns sistemas de controle por parte da usina e também mostrar a importância destes sistemas de controle de informações, ou eventualmente até a prioridade para implantação destes.
- Conceitos Básicos Utilizados no FERCUS
- Segundo os fundamentos do Custeio Baseado em Atividades, são as atividades que consomem os recursos e os produtos que consomem as atividades, e os recursos geram os gastos a partir do consumo de insumos.
- Esta visão permite uma alocação mais precisa de custos aos produtos, além de se obter também o custo de cada atividade, o que garante um detalhamento interessante.
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O nível de detalhamento proporcionado pelo conceito ABC permite gerenciamento mais moderno e eficiente, calcada nos fundamentos do ABM – Activity Based Management, onde o gerente utiliza o custo das atividades para análises como:
- Redução de custos.
- Eliminação de atividades que não agregam valor aos produtos.
- Aumentar a eficiência de atividades economicamente mais relevantes para os custos específicos de produção.
- Melhorar a produtividade de atividades economicamente significativas.
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